Data de liquidação de NF e em sistema contábil

Resposta a uma pergunta feita no fórum de Contabilidade Pública do portal Contábeis.com.br:

Eis a pergunta:

Olá, boa tarde!

Gostaria de saber se existe alguma regra quanto à data da liquidação (carimbo de ateste) constante nas Notas Fiscais.
Por exemplo, se recebo uma nota fiscal emitida no dia 10/04, posso carimbá-la (atestar o fornecimento), com data anterior à data de emissão da NF? Ou com data igual ou posterior?

Além disso, quando vou lançar esta liquidação no sistema contábil, que data devo utilizar?  A data do ateste ou a data em que estou lançando no sistema?

Se houver algum normativo sobre isso, por favor, compartilhem aqui pois preciso de embasamento.

Desde já agradeço!

Esta foi minha resposta:

Olá [nome ocultado].

A própria Lei Federal nº 4.320/1964 tem a resposta para sua pergunta no art. 63:

Art. 63. A liquidação da despesa consiste na verificação do direito adquirido pelo credor tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito.
§ 1° Essa verificação tem por fim apurar:
I - a origem e o objeto do que se deve pagar;
II - a importância exata a pagar;
III - a quem se deve pagar a importância, para extinguir a obrigação.
§ 2º A liquidação da despesa por fornecimentos feitos ou serviços prestados terá por base:
I - o contrato, ajuste ou acôrdo respectivo;
II - a nota de empenho;
III - os comprovantes da entrega de material ou da prestação efetiva do serviço.

O "ateste de recebimento" é um dos procedimentos necessários para que se processe a liquidação da despesa. Perceba que ele tem a função de formalizar o recebimento da mercadoria e pode assumir dois significados, ambos relacionados à Lei Federal nº 8.666/1993.

Segundo o art. 73 da Lei de Licitações, o objeto contratado será recebido provisoriamente, num primeiro momento, e definitivamente, em um segundo momento.

O recebimento provisório, como o próprio termo diz, é "provisório", e serve apenas para documentar a entrega do serviço ou material, enquanto o recebimento definitivo somente ocorre após o confronto entre aquilo que foi entregue e o que deveria ser entregue conforme estipulado pelo contrato.

Neste sentido, a liquidação é um processo que, dentre suas etapas, tem no ateste de recebimento apenas uma delas.

Salvo existir alguma norma interna específica do órgão ou entidade responsável pela despesa, não há normas gerais sobre estes detalhes. Contudo, algumas regras estão implícitas na legislação federal citada:

• A data do ateste de recebimento não pode ser inferior à data do documento fiscal;
• A data da liquidação a ser incluída no sistema informatizado deve ser a data na qual todo o processo de liquidação esteja concluído, ou seja, não deve ser anterior a data do recebimento definitivo.

Na prática, o que se observa no dia a dia dos órgãos públicos é a falta de registro documental do recebimento provisório e do definitivo, sendo a prática apenas o registro documental de um "ateste de recebimento" sem fazer menção se é provisório ou definitivo. Assim, a prática é de considerar esta data como a do recebimento definitivo caso nada em contrário indique não ser o recebimento definitivo.

Quanto a impossibilidade de o ateste ser anterior a data do documento fiscal, esta impossibilidade é relativa, já que, eventualmente pode ocorrer a entrega do objeto contratado sem que o documento fiscal tenha sido emitido ou entregue ao contratante.

Neste caso, sem adentrar na questão de eventual descumprimento de obrigação acessória, minha recomendação é de que no registro do ateste de recebimento devam constar a data efetiva de entrega do objeto contratado e a data de recebimento do documento fiscal.

Espero ter ajudado.