PIPCP: Plano de Implantação dos Procedimentos Contábeis Patrimoniais

Dentro do processo de convergência aos padrões contábeis internacionais e da consolidação das contas nacionais, em 2013 a Secretaria do Tesouro Nacional (STN) editou a Portaria STN nº 634 estabelecendo regras gerais acerca das diretrizes, normas e procedimentos contábeis aplicáveis aos entes da Federação.

Essa Portaria estabeleceu no seu art. 3º, que as diretrizes, conceitos e procedimentos contábeis, além de seguir outros atos normativos e publicações técnicas, seria balizadas por três tipos de documentos:

• O Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público (MCASP), de observância obrigatória pela União, EStados e DF, e Município;
• As Instruções de Procedimentos Contábeis (IPC), que possuem caráter orientador, e por isso, de observância facultativa; e
• As Notas Técnicas, destinadas a elucidar algum ato normativo ou explicitar o entendimento da STN em casos concretos.

Quanto ao Plano de Implantação dos Procedimentos Contábeis Patrimoniais (PIPCP), objeto deste texto, a Portaria STN nº 634/2013, em seu Capítulo IV apresenta as principais diretrizes a serem seguidas pelos entes da Federação.

Segundo aquela norma, os Procedimentos Contábeis Patrimoniais (PCP) compreendem o reconhecimento, a mensuração, o registro, a apuração, a avaliação e o controle do patrimônio público, estabelecendo que o seu registro deve obedecer ao princípio da competência e abrangendo todos os ativos e passivos da entidade do setor público.

Porém a diretriz mais relevante, por assim dizer, encontramos no parágrafo único do art. 7º daquela portaria, in verbis:

Parágrafo único. Nos registros contábeis, os entes da Federação deverão observar is seguintes aspectos:
I - reconhecimento, mensuração e evidenciação dos créditos, tributários ou não, por competência, e a dívida ativa, incluindo os respectivos ajustes para perdas;
II - reconhecimento, mensuração e evidenciação das obrigações e provisões por competência;
III - reconhecimento, mensuração e evidenciação dos bens móveis, imóveis e intangíveis;
IV - registro de fenômenos econômicos, resultantes ou independentes da execução orçamentária, tais como depreciação, amortização, exaustão;
V - reconhecimento, mensuração e evidenciação dos ativos de infraestrutura;
VI - demais aspectos patrimoniais previstos no MCASP.

Nota-se no texto do parágrafo a clara disposição da STN em separar o aspecto orçamentário do aspecto contábil, enfatizando este último como o principal objeto de atenção dos sistemas contábeis dos entes federados.

A Portaria STN nº 634/2013 também regrou a questão dos prazos dedicando ao tema o Capítulo VIII, e no que se refere à implantação dos PCP, o art. 13 deixou para normas posteriores a definição dos prazos-limite para a implantação dos PCP.

Contudo, ao analisarmos a Nota Técnica nº 5/2013/CCONF/SUCON/STN/MF-DF, nos deparamos com a afirmação de que as regras relativas aos PCPs já estão em vigor podendo serem implantadas imediatamente.

É interessante notarmos que, mesmo que haja um prazo-limite para implantação dos PCPs, outros órgãos de controle, com ênfase aos TCEs, podem exigir a adoção imediata dos PCPs, visto que os mesmos estão previstos no MCASP e são, portanto de aplicabilidade obrigatória e imediata. Os prazos de que trata a Portaria STN nº 634/2013 são para fins de validação no SICONFI e fornecimento ou não da quitação à obrigação prevista no § 1º do art. 51 da Lei Complementar nº 101/2000.

§ 1^o Os Estados e os Municípios encaminharão suas contas ao Poder Executivo da União nos seguintes prazos:I - Municípios, com cópia para o Poder Executivo do respectivo Estado, até trinta de abril;II - Estados, até trinta e um de maio.§ 2^o O descumprimento dos prazos previstos neste artigo impedirá, até que a situação seja regularizada, que o ente da Federação receba transferências voluntárias e contrate operações de crédito, exceto as destinadas ao refinanciamento do principal atualizado da dívida mobiliária.

Por fim, em 24/09/2015, a STN editou a Portaria STN nº 548/2015, dispondo sobre os prazos-limite para adoção dos PCPs, tornando obrigatória a observância dos prazos nela estipulados.

Os prazos, definidos distintamente para União, Estados e DF, Municípios com mais e com menos de 50 mil habitantes, constam no anexo da referida portaria, a seguir reproduzidos:

Prazos de implantação dos PCP - Portaria STN nº 548/2015

Assim, a partir da publicação dos prazos, pssou a ser necessário, não por imposição legal, mas por necessidade prática a realização de um PIPCP (Plano de Implantação dos PCP) por cada ente Federado, dada a complexidade das ações necessárias para o ajuste do sistema contábil às novas exigências.

Para essa árdua tarefa, que em geral ficará a cargo da coordenação da Contadoria Geral de cada Ente, sugere-se a adoção de ferramentas de análise e de acompanhamento, até porque o art. 1º, § 4º da Portaria STN nº 548/2015 determina a evidenciação em notas explicativas às demonstrações contábeis o estágio de adequação ao PIPCP.

Dentre as principais ferramentas administrativas que poderão ser utilizadas para a execução do PIPCP citamos o Diagrama de Gantt, a matriz 5W2H e o Diagrama de Ishikawa.

O Diagrama de Gantt é um gráfico usado para ilustrar o avanço das diferentes etapas de um projeto. Os intervalos de tempo representando o início e fim de cada fase aparecem como barras coloridas sobre o eixo horizontal do gráfico.

Um exemplo de Diagrama de Gantt

Desenvolvido em 1917 pelo engenheiro mecânico Henry Gantt, esse gráfico foi utilizado originalmente como uma ferramenta de controle de produção. Nele podem ser visualizadas as tarefas de cada membro de uma equipe, bem como o tempo utilizado para cumpri-la. Assim, pode-se analisar o empenho de cada membro no grupo, desde que estejam associados, à tarefa, como um recurso necessário ao desempenho dela.

Associado a esta ideia, está o fato de esta forma de representação gráfica das atividades de um projeto permite avaliar os seus custos, resultante do consumo de recursos necessários à conclusão de cada uma de suas tarefas. A forma de balizar o desempenho do projecto, por medição relativa entre o tempo decorrido, e o grau actual de conclusão da tarefa, perante o previsto, e a partir do diagrama de Gantt, permite tirar conclusões sobre o seu desempenho em termos de custo e prazo.

Outra ferramente importante para a implantação dos PCPs é o 5W2H. Ela tem a finalidade de auxiliar na elaboração de planos de ação, como uma espécie de check-list que aumenta a clareza do colaborador sobre suas atividades. Ele é considerado uma das técnicas mais eficazes em relação ao planejamento de atividades e elaboração de projetos, sendo amplamente utilizado para organizar o que deve ser feito, distribuindo as funções entre os diversos integrantes de uma equipe. Basicamente, o 5W2H explora as principais questões que envolvem um trabalho, garantindo uma visão controlada e examinada da mesma.

A ferramenta 5W2H surgiu no Japão, criada por profissionais da indústria automobilística durante os estudos sobre a qualidade total. Devido ao seu envolvimento com a gestão da qualidade, sua metodologia é bastante utilizada nesse meio. O 5W2H atua como um mapa de atividades, estabelecendo o que será feito, quem o fará, em quanto tempo será realizado, qual área da empresa é a responsável e quais os motivos para determinada atividade ser feita. Sua metodologia tem origens nos temos What(o quê), Who (quem), Why (por quê), Where (onde), When (quando), How (como) e How Much (quanto) da língua inglesa, que consistem em simples perguntas que servem de apoio ao planejamento das atividades.

Essa ferramenta possui ainda duas variações: a 5W1H, onde se suprime o último H, de How Much (quanto custa); e a 5W3H, que acrescenta um H para How Many (Quantos).

Por fim, outra ferramenta que pode ser utilizada no processo de implantação dos PCPs é o Diagrama de Ishikawa.

O Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Diagrama de Causa e Efeito ou Diagrama Espinha de peixe , é um gráfico cuja finalidade é organizar o raciocínio discussões de um problema prioritário, em processos diversos, especialmente na produção industrial. Originalmente proposto pelo engenheiro químico Kaoru Ishikawa em 1943 e aperfeiçoado nos anos seguintes.

Exemplo de Diagrama de Ishikawa

Em sua estrutura, as prováveis causas dos problemas (efeitos) podem ser classificadas como sendo de seis tipos diferentes quando aplicada a metodologia 6M:

• Método: toda a causa envolvendo o método que estava sendo executado o trabalho;

• Material: toda causa que envolve o material que estava sendo utilizado no trabalho;

• Mão-de-obra: toda causa que envolve uma atitude do colaborador (ex: procedimento inadequado, pressa, imprudência, ato inseguro, etc.)

• Máquina: toda causa envolvendo a máquina que estava sendo operada;

• Medida: toda causa que envolve os instrumentos de medida, sua calibração, a efetividade de indicadores em mostrar as variações de resultado, se o acompanhamento está sendo realizado, se ocorre na frequência necessária, etc.

• Meio ambiente; toda causa que envolve o meio ambiente em si (poluição, calor, poeira, etc.) e, o ambiente de trabalho (layout, falta de espaço, dimensionamento inadequado dos equipamentos, etc.).

O sistema permite estruturar hierarquicamente as causas potenciais de determinado problema ou oportunidade de melhoria, bem como seus efeitos sobre a qualidade dos produtos. Permite também estruturar qualquer sistema que necessite de resposta de forma gráfica e sintética (isto é, com melhor visualização).

Bem, com estas ferramentas, que serão estudadas com mais detalhes em textos futuros, será possível facilitar a implementação dos PCPs dentro do prazo estipulado pela STN além de acompanhar a evolução da implantação e também demonstrar à sociedade e aos órgãos de controle não só o que e como foi implantado, mas também aqueles PCPs náo implantados e os motivos de sua não implantação.