Procedimento para adequação à IN RFB nº 1.599/2015 (IRRF)

Para aqueles municípios que vão atender à IN RFB nº 1.599/2015 quanto ao recolhimento à RFB do IRRF que anteriormente era contabilizado como receita orçamentária, segue um roteiro sugestivo baseado na experiência em meu município.

Passo 1: Formalização da decisão

Primeiramente é necessário que a decisão seja formalizada, pois não se trata de algo que o contador ou outro servidor possa tomar. A decisão de atender ou não a IN cabe ao Prefeito (também entendido Presidente da Câmara, Diretores de autarquias e presidente do RPPS).
Por isso é interessante que o Prefeito emita uma ordem de serviço, decreto, portaria ou outro documento oficializando essa alteração e contendo instruções básicas para o processamento. Por exemplo:

ORDEM DE SERVIÇO Nº XXX/2016

                             Fulano de Tal, Prefeito Municipal de Qualquer Lugar, Estado do Rio Grande do Sul, no uso de suas atribuições legais,

DETERMINA:

Que, o Imposto de Renda Retido na Fonte seja recolhido à Receita Federal do Brasil, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.599/2015, observada a exceção ao IRRF relativo ao trabalho assalariado nos servidores ativos, que continuará a ser considerada receita orçamentária do Município.

As retenções realizadas de janeiro do corrente ano até a expedição desta ordem de serviço deverão ser recolhidas, e os seus registros contábeis e orçamentários deverão ser adequados, bem como as informações constantes nas DCTF já enviadas.

Os valores de encargos de mora eventualmente gerados deverão ser empenhados em dotação apropriada e recolhidos à RFB.

Os valores retidos inferiores à R$ 10,00, dos quais não é possível emitir DARF, deverão ser devolvidos aos contribuintes por meio de depósito bancário ou outro meio.

Normas complementares poderão ser expedidas pela Secretaria da Fazenda.

Passo 2: Levantamento dos valores envolvidos e suas naturezas

Depois disso, pode-se apurar os valores envolvidos, ou seja, todo o IRRF que não seja do trabalho assalariado. Obviamente deve haver uma separação por competência e a indentificação do código a ser utilizado na DARF e na DCTF.

Passo 3: Configuração/Parametrização do sistema

Após, é necessária a configuração e parametrização do sistema contábil/orçamentário/financeiro. Como cada sistema é um sistema, fico apenas no básico, que é a criação das contas contábeis de depósitos.
Primeiramente temos que criar as contas do passivo para a qual sugiro agrupar sob a seguinte conta sintética: 2.1.8.8.3.01.04.00.00.00 IMPOSTO SOBRE A RENDA RETIDO NA FONTE - IRRF - INTER-OFSS UNIÃO
Recomendo cadastrar uma subconta para cada código a ser utilizado nas DARF e DCTF (os códigos podem ser encontrados na RFB). É claro que não vamos criar uma conta para cada código que tem na lista, mas apenas naqueles que são corriqueiros, e depois, cria-se conforme a necessidade.
Depois, temos que criar as contas do ativo, representativas da contrapartida ao passivo. Para isso recomendo criar subcontas sob a conta 1.1.3.5.3.00.00.00.00.00 DEPÓSITOS RESTITUÍVEIS E VALORES VINCULADOS- INTRA OFSS UNIÃO, seguindo a mesma lógica do passivo.

Passo 4: Anulação da receita orçamentária e o registro extra-orçamentário

Para a anulação da receita orçamentária, pode-se seguir dois caminhos: ou se estorna os valores lançados ou se registra dedução da receita, sendo que este último foi o caminho que eu segui por dar mais transparência ao processo.

Também é necessário o registro da receita extra-orçamentária já que o recurso continua nos cofres públicos, uma vez que no estorno ou dedução da receita orçamentária a contrapartida será uma saída ictícia de recursos. Para contrabalançar isso, deve-se registrar a receita extra-orçamentária compensando essa saída.

Passo 5: Emissão e recolhimento das DARF

Sabendo-se as competências, os valores e os códigos, basta emitir as DARF para o pagamento via despesa extra-orçamentária.

A emissão das DARF pode ser feita através do SICALC Web ou SICALC Auto-Atendimento.

Lembre-se de emitir uma DARF por competência e por código de recolhimento.

Na DARF, deve-se informar a razão social e o CNPJ do Município, e não do contribuinte que recebeu a retenção.

Possivelmente haverá a geração de multa e juros por atraso em algumas competências. Neste caso deverá haver o empenho orçamentário dessas despesas.

Recomendo as naturezas de despesa 3.3.9.0.47.15.00.00.00 MULTAS e 3.3.9.0.47.16.00.00.00 JUROS.

Passo 6: Envio de DCTF

Depois de tudo isso, será necessário enviar as DCTF ou retificar as já enviadas.

Pode acontecer de, no envio, dar algum erro dizendo que um determinado código de recolhimento não está liberado para o tipo de entidade informada na DCTF.

Se isso acontecer, entre em contato com o plantão fiscal da unidade da RFB que atende o seu município para pedir orientação.

No meu caso aconteceu com o código 3533 e eu fui orientado a enviar a DCTF no prazo normal omitindo as informações desse código e assim que a RFB solucionar o problema, retificar.

Bom, espero ter ajudado os colegas com esse roteiro.

Quem quiser ler um pouco sobre seguir ou não essa IN, sugiro o seguinte texto: 

Considerações sobre a IN RFB nº 1.599/2015 e o IR retido pelos Municípios